Blogpost vom 26. Mai 2021
Gutes Teamwork dank Psychological Safety
Alle sprechen von Teamwork, aber nicht alle schaffen gute Voraussetzungen dafür. Eine der wichtigsten ist Psychological Safety. Ohne Vertrauen und Sicherheit unter Kollegen sind kaum gute Teamleistungen möglich. Hier erkläre ich kurz, wie wir diese herstellen können.
Betrachten wir Umfragen zum Thema Teamarbeit, kommen teilweise erschreckende Ergebnisse zusammen:
- Nur 10 % der Teammitglieder sind sich darüber einig, wer in ihrem Team arbeitet
(Diane Coutu, „Why Teams Don’t Work“, Harvard Business Review, 2009) - 50 % der Meetings werden als unproduktiv und als eine Zeitverschwendung wahrgenommen
(Atlassian, „You Waste a Lot of Time at Work“) - Nur 29 % der Projekte sind tatsächlich erfolgreich
(Chaos Report, The Standish Group, 2019) - 95 % der Mitarbeitenden sind sich keiner Unternehmensstrategie bewusst oder verstehen sie nicht
(Robert Kaplan und David Norton, „The Office of Strategy Management,“ Harvard Business Review, 2005)
Es gibt also Teams, die nicht effektiv zusammenarbeiten und so ihr Projekt zu keinem erfolgreichen Ergebnis führen können. In „High-Impact Tools for Teams: 5 Tools to Align Team Members, Build Trust and Get Results Fast“ behandeln die Autoren Stefano Mastrogiacomo und Alex Osterwalder genau diese Problematik und zeigen auf, warum Teams unterdurchschnittlich arbeiten und mit welchen Tools wir dagegen angehen können. In diesem Artikel werden zwei der fünf Tools genauer vorgestellt.
Was führt dazu, dass Teams ineffektiv arbeiten?
Laut Mastrogiacomo und Osterwalder gibt es zwei wesentliche Gründe, weshalb Teams ineffektiv zusammenarbeiten:
1. Unsicheres Teamklima
Ein unsicheres Teamklima führt dazu, dass unter den Kollegen kein Vertrauen herrscht. Die einzelnen Mitglieder trauen sich nicht, ihre Meinung zu äußern, Probleme anzusprechen oder innovative Ideen miteinander zu teilen. Das Team zeigt wenig Engagement und findet keinen Spaß an der gemeinsamen Arbeit.
Besser: Ein sicheres Teamklima bringt mehr Innovationen
In einem psychologisch sicheren Teamklima fühlen sich die Teammitglieder wohl, Informationen, Probleme und neue Ideen miteinander zu teilen bzw. Feedback einzuholen. Alle Mitglieder trauen sich, nach Hilfe zu fragen oder über Fehler offen zu sprechen und sich auf Experimente einzulassen.
Mitglieder in einem psychologisch sicheren Teamklima gehen selbstbewusst und offen mit Fehlern um und haben keine Angst, dass sie dafür bestraft werden oder der Fehler gegen sie verwendet werden könnte. Sie fühlen sich von ihrem Team respektiert, tauschen sich in einem produktiven Dialog miteinander aus und lernen proaktiv voneinander, mit dem Ziel, Probleme gemeinsam zu lösen.
Im Gegensatz dazu werden Menschen in einem unsicheren psychologischen Klima weniger Innovationen hervorbringen, da sie sich unsicher fühlen und kein Risiko eingehen wollen. Demnach trauen sie sich nicht, Ideen vorzuschlagen oder Probleme anzumerken, die zum Erfolg des Projekts beitragen könnten – aus Angst, dass sie als inkompetent oder schlecht dastehen könnten. Dieses fehlende Engagement aufgrund eines unsicheren psychologischen Klimas führt dazu, dass solche Teams keine komplexen Probleme lösen werden.
“Talk is the technology of leadership.“ (Jeanne Liedtke, Strategist)
2. Falsch ausgerichtete Teamaktivitäten
Falsch ausgerichtete Teamaktivitäten erkennen wir daran, dass unklar ist, wer welche Aufgaben hat und dass sich Prioritäten ständig (und nicht nachvollziehbar) ändern. Wenn Aufgaben zu langsam umgesetzt werden, in endlosen Teammeetings wertvolle Zeit verloren geht und viel Arbeit mit schlechten Ergebnissen und geringem Mehrwert umgesetzt wird.
Besser: Zum Erfolg mit richtig ausgerichteten Teamaktivitäten
Eine gute Kommunikation (Informationen verbal und nonverbal miteinander teilen etc.) sorgt dafür, dass im Team eine gemeinsame Basis („Common Ground“) entstehen kann. Dafür müssen alle Mitglieder in den persönlichen Dialog gehen und relevante Inhalte offen miteinander teilen.
Diese gemeinsame Basis erleichtert es dem Team, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Wenn diese gemeinsame Basis geschaffen ist, ist jedem Teammitglied bewusst, welche individuellen Aufgaben zu erfüllen sind und wie diese Aufgaben im Detail umgesetzt werden.
3. Koordination ist Key
Der dritte Punkt Koordination ist ebenfalls relevant für gut ausgerichtete Teamaktivitäten. Es ist wichtig, dass die einzelnen Teammitglieder harmonisch koordiniert sind, so dass sich individuelle Aufgaben ohne Probleme und Missverständnisse in den Projektablauf integrieren lassen und so zum Erfolg führen.
Werkzeuge für Psychological Safety
Die Team Alignment Map
Ein Tool, um die Ausrichtung und das Vertrauen im Team zu steigern, ist die Team Alignment Map. Sie kann genutzt werden, um Aufgaben eines Projekts zu sammeln und einzelnen Teammitgliedern zuzuordnen sowie benötigte Ressourcen zu planen, Risiken zu identifizieren und zu beseitigen. Darüber hinaus unterstützt die Team Alignment Map bei der internen Kommunikation und macht auf unklare Aufgaben, fehlende Ressourcen oder unterschätzte Risiken aufmerksam.
Die Team Alignment Map ist in 4 Spalten eingeteilt:
- Joint Objectives: In der ersten Spalte werden die konkreten Aufgaben (Ziele) gesammelt.
- Joint Commitments: In der zweiten Spalte werden den einzelnen Aufgaben verantwortliche Personen zugeordnet, die die Aufgabe umsetzen sollen.
- Joint Resources: In der vorletzten Spalte werden die Hilfsmittel eingeordnet, die man zur Erledigung der Aufgabe braucht.
- Joint Risks: In der letzten Spalte werden die Risiken gesammelt, die der Aufgabenerfüllung im Wege stehen.
Darüber hinaus wird auf der Team Alignment Map eine „Mission“ hinterlegt, diese kann beispielsweise das Ziel des Meetings sein oder auch die Entwicklung eines neuen User Interfaces. In dem Feld „Period“ können wir einen Zeitrahmen oder eine Deadline für die Aufgaben festlegen.
Bewertung von Projekten
Die Team Alignment Map kann darüber hinaus auch dazu genutzt werden, Teams oder Projekte zu bewerten. Dabei stimmen die Teammitglieder einzeln darüber ab, ob sie ihre Aufgabe erfolgreich erfüllen können oder ob es unklare Aufgaben oder Zuordnungen, fehlende Ressourcen oder unterschätzte Risiken gibt.
Im zweiten Schritt werden die Abstimmungen interpretiert und einer grünen oder roten Zone zugeordnet. Je mehr Aufgaben in der grünen Zone liegen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie erfolgreich umgesetzt werden können.
Die Aufgaben in der roten Zone müssen gemeinsam im Team analysiert und diskutiert werden. Ziel ist es, dass möglichst alle Aufgaben am Ende von allen Teammitgliedern der grünen Zone zugeordnet werden können. Dadurch schaffen wir es, das gesamte Team auf ein gemeinsames Ziel auszurichten.
Sicheres Teamklima
Google hat eine zweijährige Studie zum Thema Team Performance durchgeführt und sich die Frage gestellt “Was macht ein Team bei Google effektiv?“. Dafür wurden über 200 Interviews mit Google-Mitarbeiter:innen durchgeführt und anhand von fünf Schlüsseldynamiken festgestellt, was erfolgreiche Teams von anderen Teams unterscheidet.
Als Ergebnis kam heraus, dass es – anders als zuvor angenommen – keinen Unterschied macht, wer in einem Team ist, sondern vielmehr, wie ein Team zusammenarbeitet, wie es sich strukturiert und wie es die individuellen Beiträge der einzelnen Mitglieder bewertet.
Die leistungsstärksten Teams hatten eines immer gemeinsam: Psychological Safety (Psychologische Sicherheit). Die Harvard-Business-School-Professorin Amy Edmondson definiert diese so:
“The belief that the team is safe for interpersonal risk taking. That one will not be punished or humiliated for speaking up with ideas, questions, concerns, or mistakes.“
Um beurteilen zu können, ob in Ihrem Team Psychological Safety vorhanden ist oder nicht, kann u. a. durch einen Fragebogen gemessen werden.
So haben die Autoren Mastrogiacomo und Osterwalder einen Fragebogen entwickelt, der eine schnelle Beurteilung ermöglichen soll und in sieben Grundaussagen eingeteilt ist.
Darin finden sich Aussagen von „Wenn Sie in diesem Team einen Fehler machen, wird dieser oft gegen Sie verwendet“ bis „In Zusammenarbeit mit Mitgliedern dieses Teams werden meine einzigartigen Fähigkeiten und Talente geschätzt und genutzt“. Der Befragte muss dann zu diesen Aussagen Stellung nehmen – anhand einer siebenstelligen Skala von „Stimme sehr zu“ bis „Stimme gar nicht zu“ zu den Aussagen Stellung nehmen.
Team Contract
Als Grundlage, um Psychological Safety im Team zu verankern und potenzielle Konflikte zu minimieren, kann unter anderem ein Team Contract sein. Auch wenn manche Werte und Verhaltensweisen selbstverständlich erscheinen mögen, wird es Ihnen helfen diese gemeinsam im Team explizit festzulegen.
Der Team Contract von Mastrogiacomo und Osterwalder unterteilt sich in zwei Bereiche: die IN- und die OUT-Zone. So können im Team neben Werten und Verhaltensweisen auch Einstellungen, Kommunikationsweisen, Prioritäten, Tools und Methoden uvm. festgelegt werden.
In der OUT-Zone werden alle Verhaltensweisen gesammelt, die im Team nicht erwünscht sind, wie zum Beispiel:
- Zu spät kommen,
- andere Meinungen nicht akzeptieren,
- Last-Minute-Changes machen,
- bei der ersten Umsetzung gleich alles richtig machen müssen,
- einander nicht vertrauen,
- einander nicht informieren.
In der IN-Zone werden hingegen alle Verhaltensweisen, Regeln und Werte gesammelt, die willkommen sind und nach denen sich das gesamte Team richten möchte. Beispiele hierfür können sein:
- Fehler machen und sie offen kommunizieren,
- pünktlich sein,
- Ideen und auch Probleme miteinander teilen,
- neuen Ideen gegenüber offen sein,
- einander zuhören,
- vorbereitet zu Meetings zu kommen,
- keine Meetings am Freitag einplanen.
Der Team-Vertrag kann für jedes Team sehr individuell sein. Wichtig ist nur, dass sich jedes einzelne Teammitglied mit diesen Regeln und Verhaltensweisen identifiziert, so dass diese im Anschluss auch gelebt werden können.
Sie wollen Psychologische Sicherheit in Ihrem Team etablieren oder Ihre Teamaktivitäten aufeinander ausrichten? Wir unterstützen Sie gerne bei dieser Herausforderung…
Quellen:
- High-Impact Tools for Teams: 5 Tools to Align Team Members, Build Trust and Get Results Fast von Stefano Mastrogiacomo und Alexander Osterwalder, Wiley & Sons, 2021
- High-Performing Teams Need Psychological Safety. Here’s How To Create It
- The five keys to a successful Google team
- You Waste a Lot of Time at Work
- Psychological Safety — Why Employees Need It
